时间无法管理,需要管理的是我们的思维框架和工作方法。
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注:这篇文章源于我在内部团队上的一次关于时间管理的分享,文中的插图全部来自内训的PPT,感兴趣的可以在微信对话框回复“时间”获得完整的文档下载链接。
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时间对每个人都是公平的,每天都是24小时,无论再怎么管理也不能多出1秒钟出来。
既然时间无法管理,为什么我们又看到很多关于时间管理的文章,甚至书籍呢?我在听过不少讲座、看过不少文章、读过不少书单后发现,所谓的时间管理,其实本质上都是在讲「如何在有限的时间内完成更多有意义的事情」,是对人的思维模式的一种管理。
现在的社会节奏快,我们总觉得时间不够用,所以觉睡得越来少,身体越来越不好,小孩成绩往下跑!
这篇文章就是帮助你觉睡得越来越香、身体越来越棒、小孩期末拿奖状。不信?往下看。
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总觉得时间不够用,白天上班做不完的事情,晚上回家继续加班,牺牲睡眠时间,小孩的教育更是没有时间管。导致这些现象的原因有以下两点:
事情确实太多,忙不完。
工作效率太低,做完一件事情需要很长时间。
原因找到了,就必须对症下药,治标更要治本。我们就上面两个问题分别来看。
事情太多,忙不完
我相信这世界上的事情是我们永远也无法忙完的,这时就该运用这个法则来管理我们的这些事情,分别响应了:不做或少做不重要的事事情。
这条法则就是「艾森豪威尔时间管理法则」, 又称「时间四象限法则」:
这条法则是把事情按重要程度与紧急程度分为四类:
重要又紧急:立即处理(20%)
重要不紧急:设定到期时间并亲自处理(70%)
不重要但紧急:转给别人做(<10%)
不重要也不紧急:不做(<1%)
我们应该把90%的时间花在重要的事情上,尤其是那些重要不紧急事情,应该占到我们整个时间的70%。
这就是一种做事情的思维框架。
首先,立即完成既重要又紧急的事情。
其次,应该动手去执行那些重要不紧急的事情。之所以不紧急,是因为我们没有设定到期时间或者到期时间很远。千万不要等到事情变得紧急之后再来做。长期迫于处理紧急的事情会让我们感到焦虑,身心俱疲!
最后,不做或少做不重要的事情。我们大部分时间都是在处理不重要的事情,所以取得的成效很小,而这些事情做多了会让我们迷失方向,失去目标!
举个列子,锻炼身体是一件非常重要的事情,但因为没有到期时间,所以我们可以一直拖着不做。但当我们的身体出现健康问题时,治疗或锻炼身体就会变得非常重要又非常紧急。而这完全是可以避免的。
所以,执行任何事情之前不妨先花点时间分析一下,你要做的这件事情处在哪个象限内?
记住,抓住了重要的事情,你就抓住了人生的90%。
工作效率太低
现在来看第二个问题——工作效率太低。
排除能力问题之外,大部分效率低下的原因是因为多任务并行以及不能保持专注!
有很多关于时间管理的书籍都提到了人类大脑的特点——当我们专注于一件事情的时候效率会非常高,而频繁切换不同的任务则会严重降低我们的效率。
多任务下的工作效率仅为正常效率的1/3,甚至1/5。
「慢思考」、「最重要的事情只有一件」、「思考,快与慢」等都有详细的科学论据表明多任务的低效率。
因此,为了提高工作效率,我们需要拒绝多任务,在同一时间只做一件事情,把并行的事情串行化。
另外,在工作中经常被打扰也是我们低效的原因之一。
我的建议是,戴上耳机或到一个不被人打扰的环境中去,比如星巴克。
或者,可以偿试番茄工作法。
番茄工作法是一个意大利人发明的,旨在让人保持连续25分钟的专注,休息5分钟之后,再连续工作25分钟,以此循环。一个连续的25分钟称为一个番茄。
一般新手在一天之内吃的番茄数量达到10个,再逐渐增加,以不断提高专注能力。
现在手机上有很多的APP支持番茄工作法,如「一个番茄」、「潮汐」等,都可以方便的进行统计和分析。
最后,我们每个人都有属于自己的高效时间,请在这段时间内处理最困难的事情。(请首先花点时间找到属于你自己的高效时间)
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在《后会无期》中有一句台词说得好——「听过很多道理,却依然过不好这一生。」
显然,知道并不等于做到,做到并不等于做好。只有当我们不断实践上面的思维模型和工作方法,我们才能感觉到变化。时间越久,变化越大。
还记得时间管理的目标吗?对,先实现这个小目标——「觉睡得越来越香、身体越来越棒、小孩期末拿奖状」
期待一年后与众不同的你!
「一个顾问的修炼日记 」
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